会計の方へ

事前・事後報告書

特定の自治会費の使用の際には、事前報告書を会計監査委員会へ提出することで、許可をもらう必要があります。
また、使用した後、事後報告書を提出することで、結果を報告しなければなりません。
報告書の提出を必要とする自治会費の使用用途は、下記の報告書一覧を参考にしてください。
期限内に提出されず許可を得ていない場合は、当該自治会費の使用が認められないので注意してください。

作成・提出の流れ

STEP 01 専用書類を入手する

STEP 02 事前報告書を作成、提出する

申請の対象となる自治会費を使用する前日までに会計監査委員会へ提出してください。

STEP 03 事後報告書を作成、提出する

原則として自治会費の使用日から1ヶ月以内に会計監査委員会へ提出してください。

長期休暇期間中に報告書の提出が必要となった場合は、事前に会計監査委員会へ連絡し許可をもらうと共に、休暇明け2週間以内に事前・事後報告書を会計監査委員会へ提出してください。
細かい決まりや記入例は、毎年度会計会議にて配布される「会計マニュアル」を参考にしてください。


報告書一覧

3万円以上の物品購入について

3万円以上の物品購入の際は、高額であるため、活動に必要な物品か監査を受ける必要があります。

パソコン・PC周辺機器の購入について

パソコン・PC周辺機器は高額であると共に、個人での使用が考えられるため、必要不可欠と考えられる団体しか購入が認められません。

デジタルカメラ・ビデオカメラの購入について

同上。

移動費について

個人での使用が考えられるため、活動に必要な移動費は監査を受ける必要があります。
また移動費に関してのみ、事前報告は学籍メール、事後報告に関しては書類での提出により監査を受ける必要があります。
※事前報告は、①使用日 ②使用目的(発着地、使用理由) ③金額 ④人数 を明記の上、使用する3日までに報告する必要があります。書式は自由で構いません。

接待費について

接待費とは、学外者に対しての接待にかかる、弁当代・飲料代・移動費・宿泊費等をいいます。
(学外者例:講習会に招いた講師の方)

合宿費について

合宿費に関してのみ、報告書の提出が自治委員会となります。(受付は監査受付にてできます)
高額である場合が多いため、審査から許可が得られるまで時間がかかります。
認められている合宿費の内訳は、素泊まり費・移動費・及び施設使用費等、本来認められている自治会費の使用目的範囲内に限られますので注意してください。

学園祭企画に関する飲食物について

飲食物は原則として購入が認められていませんが、学園祭等の企画イベントの景品等に関してのみ、申請すれば購入の許可が得られます。

学園祭模擬店に関する日用品について

日用品は原則として購入が認められていませんが、学園祭の模擬店の経費としてのみ、申請すれば購入の許可が得られます。

コピーについて

コピーカードは使用用途が明確でないため、監査を受ける必要があります。
 また、コピーカードを使用しない印刷(コンビニなどでの印刷)でも同様に監査を受ける必要があります。
目的の欄に①使用用途②印刷数③印刷予定日等を記載して下さい。